KI-gestützte Assistenzplattform für die Verwaltungsarbeit

Über diesen Use Case

Die Stadt Osnabrück nutzt mit FRIDA eine KI-gestützte Assistenzplattform, die Mitarbeitende der Verwaltung bei der Bearbeitung von Anfragen, der Informationsbereitstellung, der Wissensrecherche sowie der Erstellung von Inhalten unterstützt.

Ausgangssituation und Einsatz

In der Verwaltung entstehen täglich zahlreiche Aufgaben, die Recherche, Textarbeit und den Zugriff auf interne sowie externe Wissensquellen erfordern. Gleichzeitig wächst der Bedarf, Informationen schneller und konsistenter bereitzustellen und Mitarbeitende bei wiederkehrenden Tätigkeiten zu entlasten.

Mit FRIDA wurde eine Plattform entwickelt und eingeführt, die KI-Anwendungen zentral bündelt und verwaltungsweit nutzbar macht. Die Plattform befindet sich im produktiven Einsatz in der Verwaltung und wird aktiv durch Schulungen und Onboarding-Maßnahmen begleitet.

Mehrwert für die Verwaltung

• Zentrale Bereitstellung von KI-gestützten Assistenzfunktionen
• Effizientere Bearbeitung von Anfragen durch schnelle Informationsrecherche
• Unterstützung bei der Erstellung von Texten, Bescheiden und internen Inhalten
• Höhere Transparenz durch nachvollziehbare Quellenangaben
• Entlastung der Mitarbeitenden bei wiederkehrenden Routinetätigkeiten
• Flexibler Einsatz durch modulare Struktur

Benötigte Daten

Für die Nutzung werden interne Verwaltungsdokumente, Wissensdatenbanken, Dienstanweisungen sowie gesetzliche und fachliche Informationen eingebunden. Diese dienen als Grundlage für die Beantwortung von Anfragen und die Erstellung von Inhalten.

Im Einsatz: Aktuell nutzen rund 900 Mitarbeitende die Plattform mit etwa 20.000 Nachrichten pro Monat.

Ansprechpartner: Thomas Lotz (lotz.t@osnabrueck.de)