KI-Assistent für die Verwaltungsarbeit

Über diesen Use Case

Die Stadt Troisdorf nutzt eine KI-Plattform zur Unterstützung von Mitarbeitenden bei der Erstellung, Überarbeitung und Formulierung von Dokumenten. Darüber hinaus hilft die Lösung bei der Recherche, Auskunftserteilung und Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen. Die Anwendung wird verwaltungsintern eingesetzt und unterstützt die tägliche Arbeit in unterschiedlichen Fachbereichen.

Ausgangssituation und Einsatz

Verwaltungsmitarbeitende bearbeiten täglich eine Vielzahl von Dokumenten, Anfragen und Vorgängen. Viele dieser Aufgaben erfordern wiederkehrende Formulierungen, Recherchen oder die Aufbereitung von Informationen. Zur Entlastung der Mitarbeitenden und zur Beschleunigung bei der Bearbeitung, bietet sich die Integration von KI-Technologien in die Verwaltungsarbeit an.

Die Plattform wird von Mitarbeitenden der Stadtverwaltung für verschiedene Aufgaben im Arbeitsalltag genutzt – von der Erstellung von Texten bis zur Unterstützung bei fachlichen Fragestellungen.

Mehrwert für die Verwaltung

• Entlastung der Mitarbeitenden bei zeitaufwändigen Schreib- und Rechercheaufgaben
• Schnellere Erstellung und Überarbeitung von Dokumenten
• Unterstützung bei der Bearbeitung von Bürgeranliegen und Verwaltungsvorgängen
• Effizienterer Zugang zu Informationen und Wissen
• Flexible Einsatzmöglichkeiten in unterschiedlichen Fachbereichen
• Datenschutzkonforme Nutzung von KI-Technologien innerhalb der Verwaltung

Benötigte Daten

Für die Nutzung werden die Informationen verarbeitet, die Mitarbeitende im Rahmen ihrer Aufgaben eingeben, wie Textentwürfe, Dokumenteninhalte, Fragestellungen oder Vorgangsinformationen. Je nach Anwendungsfall können dabei auch personenbezogene Daten verarbeitet werden.

Im Einsatz

Ansprechpartner: https://maki.beki.bund.de/a/bmi-makimo-app/steckbriefe/NW20265650439?kiosk