KI-gestützte Erstellung von Sitzungs- und Gremienprotokollen

Über diesen Use Case

SpeechMind ist eine KI-gestützte Lösung zur automatisierten Erstellung von Sitzungsprotokollen in kommunalen Gremien wie Gemeinde-, Rats- oder Ausschusssitzungen, welche im Amt Güstrow-Land zum Einsatz kommt. Die Software unterstützt Verwaltungen dabei, aus Sitzungsverläufen strukturierte und nachvollziehbare Protokolle zu erstellen und diese gemäß den jeweiligen kommunalen Vorgaben bereitzustellen.

Ausgangssituation und Einsatz

Die Erstellung von Sitzungsprotokollen ist in kommunalen Gremien ein zeitintensiver und ressourcenaufwendiger Prozess. Inhalte müssen nach jeder Sitzung manuell zusammengefasst, strukturiert und formal korrekt dokumentiert werden.

Um diesen Prozess zu beschleunigen und die Verwaltung zu entlasten, kann eine KI-gestützte Lösung zum Einsatz kommen, die die Protokollerstellung automatisiert unterstützt.

Mehrwert für die Verwaltung

• Deutliche Zeitersparnis bei der Erstellung von Sitzungsprotokollen
• Entlastung von Schriftführung und Verwaltungspersonal
• Einheitliche und strukturierte Protokollqualität
• Reduzierung manueller Übertragungs- und Dokumentationsfehler

Benötigte Daten

Für die automatische Erstellung von Sitzungsprotokollen werden Audio- oder Videomitschnitte der jeweiligen Sitzung benötigt. Die automatisch generierten Protokolle können dann angepasst und als Word-Dokument exportiert und direkt in das Ratsinformationssystem oder interne Ablagen übernommen werden.

Im Einsatz

Ansprechpartner: https://maki.beki.bund.de/a/bmi-makimo-app/steckbriefe/MV20256259491?kiosk